La cosa va más o menos así: si dejamos una tarea principal para atender el buzón de entrada de nuestro correo electrónico, luego tardamos la friolera de quince minutos en volver a concentrarnos en la tarea que estábamos realizando. Limitar las veces que consultamos el correo y establecer horarios para abrir nuestro buzón nos hace, automáticamente, más productivos. Los científicos también insisten en la importancia de proteger los momentos en los que somos más productivos. Así que no, no es difícil. ¿Cómo? ¿Que no te he convencido? A diario tenemos que hacer frente a lo que los científicos denominan como procrastinación estructurada: creer que hacemos algo cuando no estamos haciendo absolutamente nada: borrar correos electrónicos, reordenar listas de cosas-por-hacer… Eso no es trabajar, aunque nos creamos que estamos trabajando. A veces es tan sencillo como dejar de meter un nugget de pollo extra en cada pedido. Y, sí, la jornada laboral de 4 días es factible desde un punto de vista de productividad...
Ser más productivo, al final, tiene que ver con saber priorizar. ¿Cómo priorizar? Haciéndote preguntas: ¿Tengo que hacer esto ahora? ¿Es esto lo más importante que tengo que hacer hoy? Si no, ¿qué puesto ocupa en relación con otras tareas que tengo pendientes? ¿Alguien está esperando a que lo haga o depende de que lo haga? ¿Qué consecuencias tiene no hacerlo ahora? El tiempo también tiene un coste de oportunidad, como el dinero. Sin embargo, a diferencia del dinero, el tiempo no se puede recuperar. Si le dedicas tiempo a una cosa, se lo detraes a otra. El problema de base está en que lo que necesitamos ahora, por lo general, está claro, pero no tenemos tan claras las necesidades que vamos a tener después. Para ello es importante comparar el tiempo que dedicamos a cada cosa teniendo en cuenta qué obtenemos, qué conseguimos, y a qué se lo estamos quitando exactamente.
La teoría no ha cambiado en los últimos cincuenta años. Si quieres ser más productivo, debes desarrollar una serie de hábitos específicos. Para empezar, planifica tu trabajo en función de tus prioridades. ¿Cómo se hace esto? Por ejemplo, revisa tu agenda por la noche para repasar tus prioridades; anota tus objetivos junto a cada cita en tu dietario... En segundo lugar, desarrolla técnicas para gestionar la sobrecarga de información y tareas. Vale, muy bien, pero ¿cómo? Es algo tan sencillo como dejar tiempo en tu agenda diaria para hacer frente a emergencias y eventos no planificados. (Yo, por ejemplo, cuando me acuerdo de hacerlo es una de las cosas que mejor me funcionan.) Luego hay cosas de perogrullo como consultar las pantallas de tus dispositivos una vez por hora, en lugar de cada pocos minutos, omitir la mayoría de los mensajes del correo mirando únicamente el asunto y el remitente (yo me ahorro tranquilamente una hora con esto al día). También está el clásico de dividir los proyectos grandes en bloques más pequeños y delegar, si es posible, todas aquellas tareas que no forman parte de tus principales prioridades.
Cinco trucos para ser más productivo
Me imagino que la teoría ya te la sabes y tampoco nos vamos a poner ahora a hablar del método pomodoro (ya sabes: dividir el trabajo en bloques de 25 minutos, descansando cinco minutos cada bloque y ampliando el descanso a 20 minutos cada cuatro bloques), así que vamos con truquitos prácticos, de esos que funcionan:
- Utiliza dos navegadores de Internet, uno para trabajar y otro para ocio. Esto te puede parecer una tontería, pero si trabajas en casa, es una idea excelente para enfocar tu loca cabecita.
- Planificar las tareas más repetitivas. Si eres informático, esto ya te lo sabes. El resto del universo no sabemos cuánto tiempo se ahorra con esto: desde usar atajos de teclado, pensar cómo situar las distintas ventanas de la pantalla, hasta detalles tan aparentemente insignificantes como pensar en qué casos para buscar en google debes utilizar el ratón o la tecla de Intro.
- Empezar el día antes que del horario estándar. Ojo, esto no es trabajar más, porque luego reordenas tu jornada laboral. Mi jefe, por ejemplo, cuando tiene mucho curro, en lugar de las 9, entra a trabajar a las 7.30 para que no le den(demos) la plasta. Hay una ética laboral no escrita que reza que antes de las 9 no se molesta a los seres humanos. Es infinitamente más fácil concentrarse.
- La maravillosa regla de los dos minutos: Si te surge una tarea que eres capaz de resolverla en menos de dos minutos y es importante, házla de inmediato. Se tarda más en añadirla a la agenda que en hacerla.
- Escribe dos listas de tareas (para una planificación, por ejemplo, semanal): una de tareas importantes y otra de tareas secundarias. A las tareas más importantes asígnales días concretos de la semana. Las tareas secundarias resuélvelas en huecos libres o en momentos valle, como después de las reuniones, ya sabes, esas cosas que restan energía y tiempo...
